Co to jest KSeF i jak wpłynie na jednoosobową działalność gospodarczą w Nowym Sączu

Czym jest KSeF i kogo dotyczy?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolski system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, który służy do wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur elektronicznych w jednolitym formacie. System ten ma zastosowanie do faktur VAT i obejmuje przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Dla JDG z Nowego Sącza oznacza to zmianę dotychczasowych zasad fakturowania i konieczność dostosowania się do nowych wymogów formalnych. KSeF zastępuje tradycyjne faktury papierowe oraz pliki PDF, wprowadzając jeden, centralny sposób dokumentowania sprzedaży.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla JDG?

Zgodnie z informacjami publikowanymi przez administrację publiczną, obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych, w tym firm działających na terenie Nowego Sącza i okolic, system stanie się obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu wystawianie faktur VAT będzie możliwe wyłącznie za pośrednictwem KSeF, z nielicznymi wyjątkami przewidzianymi w przepisach. Dlatego już teraz warto przygotować firmę i księgowość na nadchodzące zmiany, aby uniknąć problemów w bieżących rozliczeniach.

Jak działa KSeF w praktyce?

Faktura wystawiona w KSeF uznawana jest za wystawioną w momencie jej przyjęcia przez system i nadania unikalnego numeru identyfikacyjnego. Dokument trafia do centralnej bazy i jest dostępny zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy faktury. Przedsiębiorca prowadzący JDG w Nowym Sączu nie musi już przechowywać faktur we własnym archiwum, ponieważ system zapewnia ich przechowywanie przez określony czas. Takie rozwiązanie ułatwia współpracę z biurem rachunkowym oraz usprawnia rozliczenia podatkowe i ewidencję VAT.

Jak przygotować JDG do KSeF?

Przygotowanie jednoosobowej działalności gospodarczej do korzystania z KSeF wymaga uzyskania dostępu do systemu oraz odpowiedniego uwierzytelnienia. Przedsiębiorca może samodzielnie wystawiać faktury lub upoważnić biuro rachunkowe z Nowego Sącza do działania w swoim imieniu. Warto również upewnić się, że wykorzystywane narzędzia księgowe są zgodne z KSeF. Dobrze przygotowane wdrożenie pozwala uniknąć błędów i zapewnia ciągłość rozliczeń, co ma szczególne znaczenie dla JDG obsługiwanych przez lokalne biuro rachunkowe.